各二级学院（部）、处（室）及有关单位：

    为了推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保我校2024年档案归档工作的顺利完成，更好地为学校各项工作及师生服务，按照《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）及《西安交通大学城市学院档案管理办法》、《西安交通大学城市学院关于文件材料立卷归档的规定》的相关要求，现将做好2024年档案归档工作事宜通知如下：

一、  归档范围

学校教学、科研、管理工作等各项活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有保存和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片含校园风光照、磁盘等）的文件材料和实物均应归档保存。要重视收集在重大活动、会议（如全院性活动、各项检查评估等）中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。

二、  归档时间

（一）2023年各职能部门形成的文件材料立卷归档工作应在2024年9月30日前完成,往年应归未归文件材料参照2024年归档时间表（各部门归档时间详见附件4）；

（二）科研类、仪器设备类、基建类等专题性、成套性档案应当在项目完成后三个月内归档；

（三）重大活动类档案应当在活动结束后两个月内归档；

（四）2024届毕业生的学籍档案最迟应在2024年9月30日以前完成；

（五）2024年度的声像、实物档案应随时产生随时移交。

三、  归档要求

（一）请各单位分管档案工作的领导高度重视本部门的立卷归档工作，切实加强对本单位档案工作的领导，认真查验归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关。各单位档案员认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行档案工作职责，做好本单位档案材料的归档工作。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

（二）学校实行文件材料由部门立卷归档的制度。各归档部门应将归档的文件材料按照立卷方法和要求组成案卷（各类别综合类档案以件为单位进行组件，按规定的保管期限进行分类）。卷内文件要逐页编号，用打号机打在每页的右下角，号码用三位数表示（001、002等），并填写卷内目录（放在卷首）及卷内备考表（放在卷尾），案卷用燕尾夹夹住，经本部门领导审核后移交给档案馆。 （卷内目录及备考表见附件2）     

（三）按档案“双套制”管理原则，纸质归档材料如有电子版，电子版一并归档，归档的电子文件与纸质文件内容一致，要以该文件的题名来命名。

（四）声像档案、实物档案需标明事由或事件名称、时间、地点、人物等。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。实物档案可实行异地保管，进行异地保管编号、保管地点、保管人、电子版等信息登记。

（五）归档文件须为原件，有落款时间、单位、公章等重要信息；编有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸。如无原件的，应在复印件上加盖单位印章归档。

（六）各类档案要遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，使文件便于保管与利用。各归档单位应按文件形成的部门、时间排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后（请示和批复一般情况下缺一不可，如有特殊原因，须说明具体情况。）；正件在前，附件在后（正文和附件须齐全完整，一份不少）；印件在前，定稿在后；定稿在前，重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

（七）收文中含有对我校表彰的文件，须附上我校的上报材料；若含有被转发的文件，正文和转发文均须归档。

（八）2024届毕业生的学籍卡、成绩表应加盖教务处、各二级学院公章；教务处负责人和审核人签字章、指导教师和学生的签字、学位证书号和毕业证书号等重要信息必须全部齐备。

（九）归档单位向档案馆移交档案材料时须填写案卷移交目录。档案馆工作人员根据移交目录清点核对，并检查电子文件与对应的纸质档案的一致性后，履行签字手续。（案卷移交目录见附件3）

四、  移交地点、联系人及电话

在档案收集、整理、编目、移交工作中如有任何疑问，请及时与档案馆联系，我们将提供具体的业务咨询和指导。

（一）党群类、行政类、基建类、财务类档案 联系人：王译旋  

（二）教学类、科研类、外事类、设备类档案 联系人：严萍

（三）声像类、实物类、出版类档案   联系人：鲁睿姣     

移交地点：行政楼102室  联系电话：86654246

                                                       西安交通大学城市学院

                                                               2024年3月12日