1

上级机关有关人事工作的文件

长期

2

本院人事工作的规章制度

长期

3

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议纪录

永久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

关于院内机构设置、变化的文件材料

永久

6

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

长期

7

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

长期

8

教职工动态月报

长期

9

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

10

教师进修、培训计划、安排、总结

长期

11

教师工作量的规定及执行情况

长期

12

教师业务考核材料

长期

13

人事统计报表

长期

14

主管以上干部名册

永久

15

教职工名册、信息登记表

永久

16

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

长期

17

教职工工资调整材料、名册

长期

18

教职工转正定级材料

长期

19

教职工的录用、调入的有关材料

长期

20

教职工调出的有关材料

长期

21

教职工援外和支援边远地区材料

短期

22

教职工退职、离职和出国的有关材料

长期

23

教职工退休的材料

长期

24

社会统筹的有关材料

永久

25

教职工福利工作

长期

26

使用临时工有关材料

长期

27

高层次人才推荐、引进、考核、表彰等材料

长期

1

上级有关监察、审计工作的文件

长期

2

本院监察、审计工作计划、总结、调查报告、表彰

长期

3

监察、审计工作方面的规章制度

长期

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

长期

5

重大审计项目材料

20年

6

重要审计项目材料

12年

7

一般审计项目材料

8年

1

上级有关公安保卫工作的文件

长期

2

本院公安保卫工作方面的规章制度

长期

3

本院公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

4

要害部门的公安保卫、消防工作

长期

5

保卫工作简报

长期

6

综合治理工作的规章制度、总结等

长期

7

本院学生军训、参军工作的文件材料

长期

1

上级有关总务工作的文件

短期

2

本院总务工作规章制度及与有关单位签订的合同、协议

长期

3

本院总务工作计划、报告、调查材料

长期

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

长期

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

长期

6

环境卫生、校园绿化、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

长期

7

伙食工作的有关材料

短期

8

车辆工作的有关材料

短期

9

本院计划生育工作文件及领取独生子女证名册

长期

1

上级有关档案、图书、情报工作的文件

长期

2

档案、图书、规章制度

长期

3

档案、图书工作计划、报告、总结

长期

4

档案、图书概况、发展规划及统计年报

永久

5

档案、图书部门与院外交流的有关材料

长期

6

档案馆指南、全宗介绍

永久

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示规定、办法

永久

3

专业建设规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

非学历教育的培训班、进修班材料

长期

6

统计报表

永久

7

学生运动会材料

长期

8

学生竞赛材料

长期

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

2

学科、专业、实验室论证、考核评估、申报、审批材料

永久

3

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

4

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

5

本校推荐学位委员会人选、学科评议组人选的材料

长期

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、生源计划、规定等

长期

3

新生录取材料及录取名单

永久

4

新生学籍电子注册表

长期

5

选派学生赴国外学习的材料和录取名单

长期

6

招生工作总结、调研的材料

长期

7

招生工作评优和高考违规处理材料

长期

8

招生宣传材料

短期

9

本院特长生入学考试试题

长期

1

新生入学名册

永久

2

学生学籍、成绩表

永久

3

大学英语四级、六级考试成绩册

永久

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）

长期

5

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

长期

6

学生处分材料

长期

1

教学计划、教学大纲

永久

2

校历、课表

长期

3

精品课程建设的有关材料

长期

4

课程考试试题

短期

5

教学实习、生产实习计划、毕业设计的计划、安排、总结及有关材料

短期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

长期

7

典型教案、重要备课记录

长期

1

上级有关学位工作的文件材料

长期

2

本院学位评定条例、办法及计划、总结等

长期

3

新增学位授权学科专业的材料

永久

4

学位委员会会议记录、决定

长期

5

授予学士学位人员名册

永久

6

本科生优秀学士学位论文

长期

1

上级有关毕业生就业的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结等

长期

3

毕业生就业名册

永久

4

毕业生名册

永久

5

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

1

上级、本校有关教材工作的文件材料

长期

2

各系、各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教材、实验教学指导书、实习指导书和习题集

长期

4

其他有保存价值的自编参考资料

短期

1

科研管理文件材料

长期

2

科研经费管理文件材料

长期

3

申报科学基金材料及有关批复

长期

1

科研课题审批文件、任务书、委托书、合同、协议书

永久

2

开题报告、调研报告、方案论证等材料

长期

3

课题研究计划

长期

4

课题投资和预决算材料

短期

1

实验、测试、调研的各种原始记录

永久

2

设计的文件和图纸

永久

3

研究工作阶段小结、年度报告

长期

4

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

1

工作总结、研究报告

永久

2

论文、专著

永久

3

鉴定材料 (鉴定会人员名单、会议记录，鉴定意见、鉴定证书)

永久

1

科研成果奖励申报与审批材料

永久

2

科研成果获奖材料(奖状、证书)原件或影印件

永久

3

专利证书原件或影印件

永久

1

转让合同、协议书

永久

2

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

3

生产定型鉴定材料

永久

4

推广应用方案及实施情况

长期

5

成果被引用或投产后的反馈意见

短期

6

成果宣传报导材料

短期

7

学术交流材料

长期

8

项目验收报告

永久

1

教改课题申报、立项、结题、验收的有关材料

长期

2

省级教学项目申报、立项、结题、验收的有关资料

长期

3

教学成果奖励申报与审批材料

长期

4

教学成果获奖材料(奖状、证书)原件或影印件

长期

1

上级有关基建工作的文件

长期

2

基建工作规章制度

长期

3

基建工作计划、总结、简报

长期

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度（季度）总结、统计报表

永久

6

全校性总体规划、设计总平面图

永久

7

校园内区域性水、电、气管道分布图

永久

8

校园内区域性地质勘探、地形测量材料

永久

9

校园土地管理材料

永久

工程准备阶段文件

一

立项文件

1

项目建议书

永久

2

项目建议书审批意见及前期工作通知书

永久

3

可行性研究报告及附件

永久

4

可行性研究报告审批意见

永久

5

关于立项有关的会议纪要、领导讲话

永久

6

专家建议文件

永久

7

调查资料及项目评估研究材料

长期

二

勘察、测绘、设计文件

1

工程地质勘察报告

永久

2

水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

永久

3

建设用地钉桩通知单（书）

永久

4

地形测量和拨地测量成果报告

永久

5

申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

永久

6

初步设计图纸和说明

长期

7

技术设计图纸和说明

长期

8

审定设计方案通知书及审查意见

长期

9

有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件和取得的有关协议

永久

10

施工图及其说明

长期

11

设计计算书

长期

12

政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

永久

三

招投标文件

1

勘察设计招投标文件

长期

2

勘察设计承包合同

长期

3

施工招投标文件

长期

4

施工承包合同

长期

5

工程监理招投标文件

长期

6

监理委托合同

长期

四

开工审批文件

1

建设项目列入年度计划的申报文件

永久

2

建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表

永久

3

规划审批申报表及报送的文件和图纸

永久

4

建设工程规划许可证及其附件

永久

5

建设工程开工审查表

永久

6

建设工程施工许可证

永久

7

投资许可证，审计证明，缴纳绿化建设费等证明

长期

8

工程质量监督手续

长期

五

财务文件

1

工程投资估算材料

短期

2

工程设计概算材料

短期

3

施工图预算材料

短期

4

施工预算

短期

六

建设，施工，监理机构及负责人

1

工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单

长期

2

工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

长期

3

工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单

长期

1

监理规划

①

监理规划

长期

②

监理实施细则

长期

③

监理部总控制计划等

长期

2

监理月报中的有关质量问题

长期

3

监理会议纪要中的有关质量问题

长期

4

进度控制

①

工程开工/复工审批表

长期

②

工程开工/复工暂停令

长期

5

质量控制

①

不合格项目通知

长期

②

质量事故报告及处理意见

长期

6

造价控制

①

预付款报审与支付

短期

②

月付款报审与支付

短期

③

设计变更，洽商费用报审与签认

长期

④

工程竣工决算审核意见书

长期

7

分包资质

①

分包单位资质材料

长期

②

供货单位资质材料

长期

③

试验等单位资质材料

长期

8

监理通知

①

有关进度控制的监理通知

长期

②

关质量控制的监理通知

长期

③

有关造价控制的监理通知

长期

9

合同与其他事项管理

①

工程延期报告及审批

永久

②

费用索赔报告及审批

长期

③

合同争议，违约报告及处理意见

永久

④

合同变更材料

长期

10

监理工作总结

①

专题总结

长期

②

月报总结

长期

③

工程竣工总结

长期

④

质量评价意见报告

长期

一

土建（建筑与结构）工程

1

施工技术准备文件

①

施工组织设计

长期

②

技术交底

长期

③

图纸会审记录

长期

④

施工预算的编制和审查

短期

⑤

施工日志

短期

2

施工现场准备

①

控制网设置资料

长期

②

工程定位测量资料

长期

③

基槽开挖线测量资料

长期

④

施工安全措施

短期

⑤

施工环保措施

短期

3

地基处理记录

①

地基钎探记录和钎探平面布点图

永久

②

验槽记录和地基处理记录

永久

③

桩基施工记录

永久

④

试桩记录

长期

4

工程图纸变更记录

①

设计会议会审记录

永久

②

设计变更记录

永久

③

工程洽商记录

永久

5

施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告

①

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表

长期

②

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件

长期

③

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告

长期

④

预制构件（钢、混凝土）出厂合格证，试验记录

长期

⑤

工程物质选样送审表

短期

⑥

进场物质批次汇总表

短期

⑦

工程物质进场报验表

短期

6

施工试验记录

①

土壤（素土，灰土）干密度试验报告

长期

②

土壤（素土，灰土）击实试验报告

长期

③

砂浆配合比通知单

长期

④

砂浆（试块）抗压强度试验报告

长期

⑤

混凝土配合比通知单

长期

⑥

混凝土（试块）抗压强度试验报告

长期

⑦

混凝土抗渗试验报告

长期

⑧

商品混凝土出厂合格证，复试报告

长期

⑨

钢筋接头（焊接）试验报告

长期

⑩

防水工程试水检查记录

长期

11

楼地面、屋面坡度检查报告

长期

12

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表

长期

7

隐蔽工程检查记录

①

基础和主体结构钢筋工程

长期

②

钢结构工程

长期

③

防水工程

长期

④

高程控制

长期

8

施工记录

①

工程定位测量检查记录

永久

②

预检工程检查记录

短期

③

冬施混凝土搅拌测温记录

短期

④

冬施混凝土养护测温记录

短期

⑤

烟道、垃圾道检查记录

短期

⑥

沉降观测记录

长期

⑦

结构吊装记录

长期

⑧

现场施工预应力记录

长期

⑨

工程竣工测量

长期

⑩

新型建筑材料

长期

11

施工新技术

长期

9

工程质量事故处理记录

永久

10

工程质量检验记录

①

检验批质量验收记录

长期

②

分项工程质量验收记录

长期

③

基础，主体工程验收记录

永久

④

幕墙工程验收记录

永久

⑤

分部（子分部）工程质量验收记录

永久

二

电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

1

一般施工记录

①

施工组织设计

长期

②

技术交底

短期

③

施工日志

短期

2

图纸变更记录

①

图纸会审

永久

②

设计变更

永久

③

工程洽商

永久

3

设备、产品质量检查、安装记录

①

设备、产品质量合格证、质量保证书

长期

②

设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告

长期

③

设备安装记录

长期

④

设备试运行记录

长期

⑤

设备明细表

长期

4

预检记录

短期

5

隐蔽工程检查记录

长期

6

施工试验记录

①

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录

长期

②

楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录

长期

③

变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

长期

④

给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

长期

⑤

电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

长期

⑥

电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告

长期

7

质量事故处理记录

永久

8

工程质量检验记录

①

检验批质量验收记录

长期

②

分项工程质量验收记录

长期

③

分部（子分部）工程质量验收记录

永久

三

室外工程

1

室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件

长期

2

室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件

长期

一

综合竣工图

1

综合图

①

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

永久

②

竖向布置图

永久

③

室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

永久

④

电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图

永久

⑤

设计总说明书

永久

2

室外专业图

①

室外给水

永久

②

室外雨水

永久

③

室外污水

永久

④

室外热力

永久

⑤

室外燃气

永久

⑥

室外电讯

永久

⑦

室外电力

永久

⑧

室外电视

永久

⑨

室外建筑小品

永久

⑩

室外消防

永久

11

室外照明

永久

12

室外水景

永久

13

室外道路

永久

14

室外绿化

永久

二

专业竣工图

1

建筑竣工图

永久

2

结构竣工图

永久

3

装修（装饰）工程竣工图

永久

4

电气工程（智能化工程）竣工图

永久

5

给排水工程（消防工程）竣工图

永久

6

采暖通风空调工程竣工图

永久

7

燃气工程竣工图

永久

一

工程竣工总结

1

工程概况表

永久

2

工程竣工总结

永久

二

竣工验收记录

1

单位（子单位）工程质量验收记录

永久

2

竣工验收证明书

永久

3

竣工验收报告

永久

4

竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

永久

5

工程质量保修书

永久

三

财务文件

1

决算文件

永久

2

交付使用财产总表和财产明细表

永久

四

声像，缩微，电子档案

1

声像档案

①

工程照片

永久

②

录音、录像材料

永久

2

缩微品

永久

3

电子档案

①

光盘

永久

②

磁盘

永久

1

上级关于外事工作的文件材料

长期

2

学院外事工作规章制度、计划、总结等

长期

3

外事工作统计报表等

永久

4

外事工作会议材料

长期

1

上级对出国（境）人员的有关文件材料

长期

2

出国（境）人员考察、访问的有关审批材料

长期

3

出国（境）讲学、研究人员的有关审批材料

长期

4

参加国际比赛、竞赛人员的有关审批材料

长期

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学、访问的有关材料

永久

4

国际比赛、竞赛的有关材料

长期

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

3

双方互赠的礼品、纪念品

长期

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

长期

4

学习情况、成绩及评语

永久

5

毕业证书及学位证书复印件

长期

6

学生名册

永久

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

长期

2

本院仪器、设备管理的规章制度

长期

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

长期

4

本院仪器、设备购置计划报告及经费分配方案

长期

5

本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复

长期

6

本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

7

本院进口仪器设备采购的资料

长期

1

申购申请、论证意见、领导批示、询价报告或招标文件材料等

长期

2

定购合同及会议纪要、记录等

长期

3

进口设备的技术商务文件

长期

4

仪器设备验收报告及文件材料

长期

5

索赔往来函件及结果文件

长期

6

安装、调试记录及双方签字移交文件、保修单

与设备共存

7

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

8

使用、检修、故障事故记录

与设备共存

9

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

10

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

1

上级有关编辑出版工作的文件

长期

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

短期

3

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

长期

1

编辑出版合同、协议书

长期

2

出版请示和批复

长期

3

图书、期刊、音像出版物样品

永久

4

获奖或受查处情况的文件材料

长期

5

学报、期刊的审稿意见单

长期

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

3

学院基金管理工作文件

短期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短期

5

会计移交清册

30年

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

永久

8

会计档案鉴定意见书

永久

1

年度财务会计报告（含基建综合决算）

永久

2

月度、季度、半年度财务会计报告

10年

1

总账

30年

2

明细账

30年

3

日记账

30年

4

学院专项基金账簿

10年

5

固定资产明细账(固定资产报废清理后保管五年)

6

其他辅助性账薄

30年

1

各种原始凭证

30年

2

各种记账凭证

30年

3

银行存款余额调节表

10年

4

银行对账单

10年

5

纳税申报表

10年

1

工资发放名册

永久

2

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

党政活动类

党政工作各类会议，社会知名人士来校视察、访问等重要活动。

教学类

开学和毕业典礼，毕业生合影，知名教授，学生军训、实习等各类教学活动。

科研学术活动类

科研课题评审、鉴定会场面、学术活动开幕式、闭幕式、报告会，科研成果展览等各类科研活动。

外事活动类

外宾来校访问，国际合作，外籍学生、教师在校活动，国际学术会议等各类外事活动。

仪器设备类

精、贵、稀设备仪器样照，安装调试运行场面，重点实验室评估等活动。

体育类

运动会开幕式、闭幕式、领导讲话等场面，学生课余活动、比赛等。

艺术类

艺术创作，演出剧照，艺术交流等活动。

校园建设类

校园建筑物，基建工程开工、奠基、落成纪念，学校建设规划模型等。

获奖类

党政管理、教学、科研、基建、产品等各项活动获奖的先进集体、个人。

归档要求：

1. 归档的声像载体材料必须是原版、原件，要求图像清晰、声音清楚。照片及底片要有文字说明，包括内容、时间、地点、人物和制作者。录音、录像带、磁盘、光盘等其他载体要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

2. 声像材料在完成制作后即可由各部门档案工作人员或声像材料制作人员归档。声像材料形成单位应准确填写移交清单，一式两份，由交接双方签字后，各备一份。

3. 凡学校重大活动形成声像材料，有关部门应及时通知档案馆，以保证声像材料齐全完整、及时归档。